Avis de confidentialité à l’intention des clients et prospects

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026

Le présent avis explique comment WBC Designs traite les renseignements personnels des personnes qui envisagent de travailler avec nous et de celles qui le font déjà, y compris la manière dont nous utilisons les outils d’IA et l’endroit où vos informations peuvent être traitées. Si vous ne faites que visiter notre site web, notre Politique de confidentialité du site web s’applique à vous à la place.

Qui est concerné et qui nous sommes

Cet avis s’applique aux prospects (toute personne qui nous contacte, réserve une consultation, remplit un questionnaire ou demande une proposition) ainsi qu’aux clients (toute personne qui signe une entente avec nous ou reçoit nos services).

WBC Designs est exploitée par WBC Designs Inc. Notre adresse est 38 Devonport Ave, Fall River, NS B2T 1A4. Lorsque le présent avis mentionne « nous » ou « notre », il fait référence à WBC Designs.

Nous partageons parfois les informations de nos clients et prospects avec des partenaires qui contribuent à la prestation de nos services, uniquement dans la mesure nécessaire à cette tâche. Certains partenaires travaillent en dehors du Canada. Nous exigeons d’eux qu’ils gardent les informations confidentielles, et nous demeurons responsables de la manière dont ils les traitent.

Ce que nous recueillons

Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin pour vous répondre, établir des devis, livrer le travail et gérer notre entreprise.

• Prospects : nom, courriel, téléphone, nom de l’entreprise, les réponses que vous fournissez dans les formulaires et questionnaires, le contenu des courriels et messages, ainsi que les enregistrements ou transcriptions des appels de consultation.
• Clients : tout ce qui précède, ainsi que les contrats, factures et dossiers de paiement, les fichiers de projet et le contenu que vous nous envoyez, et les renseignements d’accès nécessaires pour travailler sur votre site web ou vos comptes.

Nous ne vous demandons jamais d’envoyer des mots de passe, numéros de carte, renseignements bancaires ou pièces d’identité gouvernementales par courriel ou par clavardage. Les renseignements d’accès sont partagés par l’entremise de notre gestionnaire de mots de passe et ne sont jamais intégrés aux outils d’IA. Si vous êtes client et payez par carte, vous saisissez les détails de votre carte dans notre système de facturation, et notre processeur de paiement les conserve. Nous ne conservons pas les détails de votre carte.

Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous les utilisons pour répondre à vos questions, préparer des propositions, livrer et soutenir nos services, vous facturer, tenir des dossiers et respecter nos obligations légales. Nous ne vendons pas vos renseignements.

Les outils que nous utilisons

Nous faisons appel à des fournisseurs de services tiers pour gérer l’entreprise. Ils traitent les renseignements en notre nom et selon des conditions écrites. Les outils actuels comprennent Dubsado (gestion de clientèle), WHMCS (facturation et hébergement), Make (automatisation des flux de travail), Cloudflare Zero Trust (fournisseur de transit de courriels et consentement oAuth), Bunny.net (réseau de diffusion de contenu), ClickUp (gestion de projets), Slack (messagerie interne), Toggl (suivi du temps), Google Workspace (courriel, Drive et Agenda), Fireflies (notes de réunion), Flodesk (marketing par courriel), Claude et ChatGPT (assistants d’IA), Zoom (réunions vidéo), Keeper (gestionnaire de mots de passe), cPanel (hébergement de site web et courriel) et Groundwire (appels téléphoniques). Nous utilisons également des logiciels de bureau courants tels que Thunderbird, Chrome, FileZilla, Adobe Creative Cloud, ainsi que Microsoft Word et Excel.

Certains de ces fournisseurs traitent les renseignements à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Nous ne pouvons pas contrôler l’endroit où ils effectuent ce traitement, et leur emplacement peut changer. Dans les cas où nous le savons : notre système de facturation (WHMCS) fonctionne sur notre propre serveur au Canada. Dubsado, Slack et Fireflies stockent ou traitent les données aux États-Unis. Flodesk traite les données aux États-Unis et possiblement dans d’autres pays. Toggl traite les données dans l’Union européenne (Irlande et Estonie). Make fonctionne sur son instance de l’Union européenne. ClickUp, Claude et ChatGPT sont basés aux États-Unis. Les données de Google Workspace sont stockées dans des centres de données Google partout dans le monde, et comme Google est une entreprise américaine, les autorités américaines peuvent légalement demander l’accès aux données qu’elle détient. Vous pouvez nous demander la liste actuelle des fournisseurs en tout temps.

Comment nous utilisons l’IA

Nous utilisons des outils d’IA pour aider à livrer nos services et gérer notre entreprise. Il peut s’agir d’assistants de rédaction et de programmation, d’outils de prise de notes de réunion, ainsi que d’outils qui consultent et résument nos propres courriels, calendriers et tâches.

• Des personnes demeurent responsables. Notre équipe révise tout le travail avant qu’il ne vous soit livré.
• Uniquement pour votre service. Nous utilisons vos renseignements dans les outils d’IA uniquement pour livrer nos services, gérer notre relation avec vous ou respecter des exigences légales. Nous ne les vendons pas.
• L’entraînement est désactivé. L’entraînement des modèles est désactivé sur les comptes d’IA que nous utilisons pour les renseignements des clients et prospects.
• Limites sur ce qui est partagé. Nous n’intégrons jamais de numéros de carte, de renseignements bancaires, de pièces d’identité gouvernementales ou de mots de passe dans les outils d’IA.
• L’accès aux courriels est limité. Les outils d’IA ne peuvent lire que les boîtes de réception et dossiers approuvés. Ils ne peuvent ni envoyer, ni transférer, ni supprimer quoi que ce soit, et aucun message rédigé par l’IA n’est envoyé sans révision du personnel.

Nos fournisseurs d’IA agissent en tant que fournisseurs de services pour notre compte. Nous les choisissons avec soin, nous appuyons sur des ententes écrites, et demeurons responsables de vos renseignements. Nous complétons les évaluations de confidentialité exigées par la loi.

Enregistrements et transcriptions de réunions

Nous pouvons enregistrer et transcrire les consultations et réunions de projet à l’aide de Fireflies, un outil de prise de notes par IA. L’outil est visible pendant la réunion et nous en informons les participants dès le début. Si vous invitez d’autres personnes de votre organisation, veuillez les en informer.

Fireflies et ses fournisseurs traitent les enregistrements et transcriptions à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Seuls les membres de l’équipe WBC qui en ont besoin peuvent consulter les enregistrements et transcriptions. Fireflies indique ne pas utiliser le contenu des réunions pour entraîner ses modèles d’IA. Nous supprimons les enregistrements et transcriptions de Fireflies à la fin de la période de conservation indiquée ci-dessous.

Si vous préférez ne pas être enregistré, dites-le-nous avant ou pendant la réunion. Nous désactiverons l’outil et prendrons des notes à la main.

Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous pouvons conserver certains dossiers plus longtemps lorsque la loi l’exige, par exemple les dossiers fiscaux et comptables.

Vos choix

• Refuser l’utilisation de l’IA. Vous pouvez nous indiquer en tout temps, par écrit, que vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient utilisés dans les outils d’IA. Dans les 30 jours, nous cessons de les utiliser dans les outils d’IA pour l’avenir. Pour ce faire, nous acheminons votre courriel vers un dossier auquel nos outils d’IA n’ont pas accès, et nous effectuons le travail sans recourir aux outils d’IA. Nous ne pouvons pas séparer ou retirer les renseignements déjà traités ou le courrier que nous détenons déjà. Lorsqu’un outil le permet, nous supprimons vos renseignements de son historique sur demande. Si votre choix rend le travail considérablement plus difficile ou plus lent, nous vous indiquerons comment l’échéancier change.
• Éviter un enregistrement. Vous pouvez nous demander de ne pas enregistrer une réunion.
• Se désinscrire du marketing direct. Nous utilisons les informations que nous recueillons pour vous proposer directement nos services, par exemple par courriel. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en utilisant le lien de désabonnement figurant dans tout courriel marketing ou en nous contactant.

Vos droits

Selon l’endroit où vous vivez, vous pourriez avoir les droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

• Le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format portable et, si possible, facilement utilisable, et de nous demander de les envoyer à un autre fournisseur lorsque cela est techniquement faisable.
• Le droit de nous demander de corriger les informations que nous détenons à votre sujet.
• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels.
• Le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos renseignements personnels.
• Le droit de nous demander de supprimer tout ou partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Le droit de se désinscrire du marketing direct.
• Le droit de porter plainte concernant la manière dont nous recueillons, partageons et traitons vos renseignements personnels. Voir « Qui est responsable et comment porter plainte » ci-dessous.

Certaines informations doivent être conservées pour respecter des obligations légales ou contractuelles.

Comment faire une demande

Envoyez un courriel à info@wbcdesigns.com ou utilisez les coordonnées ci-dessous. Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité au préalable. Pour ce faire, nous pourrions vous demander votre nom, vos coordonnées et les services que vous avez demandés ou achetés. Nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande sans ces informations.

Nous répondons à la plupart des demandes dans un délai de 30 jours. Certaines prennent plus de temps, et nous vous en informerons par écrit si nous avons besoin de plus de temps. Dans certains cas, la loi nous permet de refuser une demande. Si c’est le cas, nous expliquerons pourquoi.

Comment nous protégeons vos renseignements

Nous limitons les renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire. Nous limitons l’accès aux personnes qui en ont besoin, utilisons un gestionnaire de mots de passe pour les identifiants, limitons les outils d’IA à un accès en lecture seule aux dossiers de courriel approuvés, et nous appuyons sur des modalités écrites avec nos fournisseurs de services. Nous utilisons l’authentification à deux facteurs sur la plupart de nos outils et comptes. Nous utilisons le chiffrement SSL ou d’autres technologies sécurisées lorsque des renseignements personnels sont envoyés vers ou depuis nos systèmes, à l’exception des courriels ordinaires.

Qui est responsable et comment porter plainte

Craig Steinberg, PDG, est responsable de la confidentialité chez WBC Designs et est également notre Délégué à la protection des données.

• Courriel : info@wbcdesigns.com
• Téléphone : 902-593-1130
• Courrier : 38 Devonport Ave, Fall River, NS B2T 1A4

Si nous ne résolvons pas votre préoccupation, vous pouvez contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 1-800-282-1376. Si vous résidez au Québec, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec au 1-888-528-7741.

Modifications apportées à cet avis

Nous pouvons modifier notre façon d’utiliser l’IA et d’autres outils. Nous publions les modifications sur cette page et mettons à jour le journal des modifications ci-dessous. Veuillez vérifier cette page de temps à autre. Si une modification touche l’utilisation de vos renseignements, vous pouvez toujours vous désinscrire sous « Vos choix ».

Lien avec nos autres documents

Notre politique de confidentialité du site web couvre les personnes qui visitent wbcdesigns.com. Cet avis couvre les prospects et les clients. Votre entente client contient également des clauses relatives à l’IA et à la confidentialité. En cas de divergence entre cet avis et votre entente signée, c’est l’entente qui s’applique aux services que nous vous fournissons.