Avis de confidentialité à l’intention des clients et prospects

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026

Cet avis explique comment WBC Designs gère les renseignements personnels des personnes qui envisagent de travailler avec nous et de celles qui le font déjà, y compris la façon dont nous utilisons les outils d’IA et l’endroit où vos renseignements peuvent être traités. Si vous ne faites que visiter notre site web, notre politique de confidentialité du site web s’applique à vous.

Champ d’application et identité

Cet avis s’applique aux prospects (toute personne qui nous contacte, réserve une consultation, remplit un questionnaire ou demande une proposition) et aux clients (toute personne qui signe un accord avec nous ou reçoit nos services).

WBC Designs est exploitée par WBC Designs Inc. Notre adresse est 38 Devonport Ave, Fall River, NS B2T 1A4. Lorsque cet avis utilise « nous » ou « notre », il fait référence à WBC Designs.

Ce que nous recueillons

Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin pour vous répondre, établir des devis, livrer le travail et gérer notre entreprise.

• Prospects : nom, courriel, téléphone, nom de l’entreprise, les réponses que vous donnez dans les formulaires et questionnaires, le contenu des courriels et messages, ainsi que les enregistrements ou transcriptions des appels de consultation.
• Clients : tout ce qui précède, plus les contrats, les factures et les dossiers de paiement, les fichiers de projet et le contenu que vous nous envoyez, ainsi que les détails d’accès nécessaires pour travailler sur votre site web ou vos comptes.

Nous ne vous demandons pas d’envoyer des mots de passe, des numéros de carte, des coordonnées bancaires ou des pièces d’identité gouvernementales par courriel ou par clavardage. Les détails d’accès sont partagés via notre gestionnaire de mots de passe et ne sont jamais intégrés aux outils d’IA. Si vous êtes un client et payez par carte, vous saisissez les détails de votre carte via notre système de facturation, et notre processeur de paiement les stocke. Nous ne stockons pas les détails de votre carte.

Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous les utilisons pour répondre à vos questions, préparer des propositions, livrer et soutenir nos services, vous facturer, tenir des registres et respecter les obligations légales. Nous ne vendons pas vos renseignements.

Les outils que nous utilisons

Nous faisons appel à des fournisseurs de services tiers pour gérer l’entreprise. Ils traitent les renseignements en notre nom et selon des conditions écrites. Les outils actuels comprennent Dubsado (gestion de clientèle), WHMCS (facturation et hébergement), Make (automatisation des flux de travail), ClickUp (gestion de projets), Slack (messagerie interne), Toggl (suivi du temps), Google Workspace (courriel, Drive et Agenda), Fireflies (notes de réunion), Flodesk (marketing par courriel), Claude et ChatGPT (assistants d’IA), Zoom (réunions vidéo), Keeper (gestionnaire de mots de passe), cPanel (hébergement de site web et courriel) et Groundwire (appels téléphoniques). Nous utilisons également des logiciels de bureau courants tels que Thunderbird, Chrome, FileZilla, Adobe Creative Cloud, ainsi que Microsoft Word et Excel.

Certains de ces fournisseurs traitent les renseignements à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Nous ne pouvons pas contrôler l’endroit où ils effectuent ce traitement, et leur emplacement peut changer. Dans les cas où nous le savons : notre système de facturation (WHMCS) fonctionne sur notre propre serveur au Canada. Dubsado, Slack et Fireflies stockent ou traitent les données aux États-Unis. Flodesk traite les données aux États-Unis et possiblement dans d’autres pays. Toggl traite les données dans l’Union européenne (Irlande et Estonie). Make fonctionne sur son instance de l’Union européenne. ClickUp, Claude et ChatGPT sont basés aux États-Unis. Les données de Google Workspace sont stockées dans des centres de données Google partout dans le monde, et comme Google est une entreprise américaine, les autorités américaines peuvent légalement demander l’accès aux données qu’elle détient. Vous pouvez nous demander la liste actuelle des fournisseurs en tout temps.

Comment nous utilisons l’IA

Nous utilisons des outils d’IA pour nous aider à fournir nos services et à gérer notre entreprise. Il s’agit par exemple d’assistants de rédaction et de codage, d’outils de prise de notes de réunion, et d’outils qui recherchent et résument nos propres courriels, calendriers et dossiers de tâches.

• Les personnes restent responsables. Notre équipe examine tout le travail avant qu’il ne vous soit livré.
• Uniquement pour votre service. Nous utilisons vos renseignements dans les outils d’IA uniquement pour fournir des services, gérer notre relation avec vous ou respecter les exigences légales. Nous ne les vendons pas.
• La formation est désactivée. La formation des modèles est désactivée sur les comptes d’IA que nous utilisons pour les renseignements des clients et des prospects.
• Limites sur ce qui est entré. Nous n’introduisons pas de numéros de carte, de coordonnées bancaires, de pièces d’identité gouvernementales ou de mots de passe dans les outils d’IA.
• L’accès aux courriels est limité. Les outils d’IA ne peuvent lire que les boîtes de réception et dossiers approuvés. Ils ne peuvent ni envoyer, ni transférer, ni supprimer quoi que ce soit, et aucun message rédigé par l’IA n’est envoyé sans révision du personnel.

Nos fournisseurs d’IA sont des prestataires de services agissant pour nous. Nous les choisissons avec soin, nous nous appuyons sur des conditions écrites et restons responsables de vos renseignements. Nous effectuons les évaluations de la vie privée requises par la loi.

Enregistrements et transcriptions de réunions

Nous pouvons enregistrer et transcrire les consultations et les réunions de projet à l’aide de Fireflies, un outil de prise de notes basé sur l’IA. L’outil est visible pendant la réunion et nous en informons les participants au début. Si vous invitez d’autres personnes de votre organisation, veuillez les en informer.

Fireflies et ses fournisseurs traitent les enregistrements et les transcriptions en dehors du Canada, y compris aux États-Unis. Seuls les membres de l’équipe WBC qui en ont besoin peuvent consulter les enregistrements et les transcriptions. Fireflies déclare ne pas utiliser le contenu des réunions pour entraîner les modèles d’IA. Nous supprimons les enregistrements et les transcriptions de Fireflies lorsque la période de conservation ci-dessous prend fin.

Si vous préférez ne pas être enregistré, veuillez nous en informer avant ou pendant la réunion. Nous désactiverons l’outil et prendrons des notes à la main.

Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous pouvons conserver certains dossiers plus longtemps lorsque la loi l’exige, par exemple les dossiers fiscaux et comptables.

Vos choix

• Refuser l’utilisation de l’IA. Vous pouvez nous indiquer en tout temps, par écrit, que vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient utilisés dans les outils d’IA. Dans les 30 jours, nous cessons de les utiliser dans les outils d’IA pour l’avenir. Pour ce faire, nous acheminons votre courriel vers un dossier auquel nos outils d’IA n’ont pas accès, et nous effectuons le travail sans recourir aux outils d’IA. Nous ne pouvons pas séparer ou retirer les renseignements déjà traités ou le courrier que nous détenons déjà. Lorsqu’un outil le permet, nous supprimons vos renseignements de son historique sur demande. Si votre choix rend le travail considérablement plus difficile ou plus lent, nous vous indiquerons comment l’échéancier change.
• Ignorer un enregistrement. Vous pouvez nous demander de ne pas enregistrer une réunion.
• Vous désinscrire du marketing direct. Nous utilisons les renseignements que nous recueillons pour faire la promotion de nos services directement auprès de vous, par exemple par courriel. Vous pouvez vous désinscrire en tout temps en utilisant le lien de désabonnement dans tout courriel marketing ou en nous contactant.

Vos droits

Selon l’endroit où vous vivez, vous pourriez avoir les droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

• Le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format portable et, lorsque possible, facilement utilisable, et de nous demander de les transmettre à un autre fournisseur lorsque cela est techniquement possible.
• Le droit de nous demander de corriger les renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels.
• Le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos renseignements personnels.
• Le droit de nous demander de supprimer une partie ou la totalité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Le droit de vous désinscrire du marketing direct.
• Le droit de déposer une plainte concernant la façon dont nous recueillons, partageons et traitons vos renseignements personnels. Voir « Qui est responsable et comment porter plainte » ci-dessous.

Certains renseignements doivent être conservés pour respecter des obligations légales ou contractuelles.

Comment faire une demande

Écrivez à info@wbcdesigns.com ou utilisez les coordonnées ci-dessous. Nous pourrions d’abord devoir vérifier votre identité. Pour ce faire, nous pourrions vous demander votre nom, vos coordonnées et les services au sujet desquels vous vous êtes renseigné(e) ou que vous avez achetés. Il se peut que nous ne puissions pas traiter votre demande sans ces renseignements.

Nous répondons à la plupart des demandes dans un délai de 30 jours. Certaines prennent plus de temps, et nous vous en informerons par écrit si nous avons besoin de plus de temps. Dans certains cas, la loi nous permet de refuser une demande. Si c’est le cas, nous expliquerons pourquoi.

Comment nous protégeons vos renseignements

Nous limitons les renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire. Nous limitons l’accès aux personnes qui en ont besoin, utilisons un gestionnaire de mots de passe pour les identifiants, limitons les outils d’IA à un accès en lecture seule aux dossiers de courriel approuvés, et nous appuyons sur des modalités écrites avec nos fournisseurs de services. Nous utilisons l’authentification à deux facteurs sur la plupart de nos outils et comptes. Nous utilisons le chiffrement SSL ou d’autres technologies sécurisées lorsque des renseignements personnels sont envoyés vers ou depuis nos systèmes, à l’exception des courriels ordinaires.

Qui est responsable et comment porter plainte

Craig Steinberg, PDG, est responsable de la confidentialité chez WBC Designs et est également notre délégué à la protection des données.

• Courriel : info@wbcdesigns.com
• Téléphone : 902-593-1130
• Adresse postale : 38 Devonport Ave, Fall River, NS B2T 1A4

Si nous ne réglons pas votre préoccupation, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 1-800-282-1376. Si vous vivez au Québec, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec au 1-888-528-7741.

Modifications à cet avis

Nous pouvons modifier notre façon d’utiliser l’IA et d’autres outils. Nous publions les modifications sur cette page et mettons à jour le journal des modifications ci-dessous. Veuillez vérifier cette page de temps à autre. Si une modification touche l’utilisation de vos renseignements, vous pouvez toujours vous désinscrire sous « Vos choix ».

Lien avec nos autres documents

Notre politique de confidentialité du site web couvre les personnes qui visitent wbcdesigns.com. Cet avis couvre les prospects et les clients. Votre entente client contient également des clauses relatives à l’IA et à la confidentialité. En cas de divergence entre cet avis et votre entente signée, c’est l’entente qui s’applique aux services que nous vous fournissons.